Privacyregelement

15 april 2019
Bij het verlenen van mijn diensten verwerk ik (uw) persoonsgegevens. In dit privacyregelement informeer ik u hoe ik hier mee omga.

 

Contactgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt door: Uil Coaching, Neeltje van Zuytbrouckhof 10, 2311 WC Leiden.

Het gebruik van persoonsgegevens door Uil Coaching

Uil Coaching verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld door de gegevens die u aan mij verstrekt, via website, e-mail, telefoon of app-berichten. Daarnaast krijg ik bij aanmelding vanuit uw werkgever ook persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van mijn dienstverlening.

 

Persoonsgegevens

Uil Coaching verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • NAW gegevens (Naam, Adres, Woonplaats)
  • Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
  • CV eventueel met pasfoto
  • Gegevens betreffende uw dienstverband of arbeidsverleden
  • Gegevens rondom ziekmelding en/of re-integratie
  • IP-adres

 

Doeleinden

Uil Coaching verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals;

  • Het onderhouden van contact;
  • Een goede efficiënte dienstverlening;
  • Beheer van mijn cliëntenbestand;
  • Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning van afspraken;
  • Het bieden van begeleiding op maat;
  • De re-integratie of begeleiding van medewerkers in verband met ziekte;
  • Het verzorgen van trainingen en workshops;
  • Het verbeteren van mijn dienstverlening;
  • Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers;
  • Facturering;
  • Marketing;
  • Nakomen van wettelijke verplichtingen;
  • Het voeren van geschillen;

 

Grondslagen

Ik verwerk persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst met u en/of uw werkgever. Tevens verwerk ik persoonsgegevens, omdat Uil Coaching hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze rechtvaardige belangen zijn:

  • Het op een zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van mijn dienstverlening;
  • De verbetering van mijn diensten;
  • Beveiliging en het beheer van mijn systemen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

 

Verstrekking aan derden

In het kader van mijn bedrijfsvoering is het (incidenteel) nodig om persoonsgegevens uit te wisselen zoals met mijn ICT leverancier die mijn systemen ondersteunt en de accountant/boekhouder die mijn jaaradministratie verzorgd. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen u persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Tot slot u persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer Uil Coaching aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Uil Coaching zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

 

Doorgifte van uw gegevens buiten de EU

Uw gegevens kunnen door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn, Facebook, Instagram of Facebook. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese  privacyregelgeving.

 

Bewaartermijn cliëntgegevens

Uil Coaching zal uw persoonsgegevens niet langer bewerken/bewaren dan noodzakelijk voor de doeleinde genoemd in dit privacyreglement. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Na afronding van de begeleiding verwijder ik alle persoonlijke informatie die u mij in het kader van uw traject heeft verstrekt (zoals oefeningen en reflectieverslagen). De termijn die ik hiervoor hanteer is maximaal 3 maanden. Mijn aantekeningen (die ik anoniem verwerk) bewaar ik maximaal 2 jaar.

Bepaalde gegevens moeten wel  langer bewaard worden, omdat Uil Coaching aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale of medische bewaarplicht.

 

Beveiliging persoonsgegevens

Ik vind het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft Uil Coaching passende beveiligingsmaatregels genomen. Een voorbeeld hiervan is dat ik een overeenkomst heb met een externe ICT dienstverlener die een dagelijkse back-up verzorgd en de gegevens opslaat in een (extra) beveiligde omgeving.

 

Cookies

Op mijn website worden enkel functionele cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt.

 

Uw rechten

U heeft het recht om Uil Coaching een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek neem ik binnen twee werkdagen contact met u op om af te stemmen wat u wilt inzien of weten. Indien gewenst ontvangt u aansluitend een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u Uil Coaching verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over dit privacyreglement of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar: Uil Coaching, Neeltje van Zuytbrouckhof 10, 2311 WC Leiden of via dorien@uilcoaching.nl

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Uil Coaching laat dit dan vooral aan mij weten. Mocht u er met mij samen niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit privacyreglement heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Uil Coaching en niet op de verwerking via websites van derden waarnaar hyperlinks op deze website zijn opgenomen.

 

Wijzigingen privacyreglement

Dit privacyreglement is voor het laatst aangepast op 15 april 2019.

Uil Coaching kan dit privacyreglement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Ik raad u daarom aan om dit reglement regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

 

Persoonlijke aanvulling

Ook los van de wetgeving die mij verplicht zorg te dragen voor de veiligheid van uw persoonsgegevens hecht ik er persoonlijk grote waarde aan zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid. Het is de basis waar ik vanuit werk. U kunt er op rekenen dat ik met aandacht zorg draag voor de gegevens die ik van en over u ontvang en deze alleen gebruik om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Indien u vragen heeft of meer informatie wilt dan kunt u altijd contact opnemen voor een persoonlijke toelichting.